საქმიანობის ზოგიერთი სფერო მოითხოვს საქონლის, პროდუქტებისა და დოკუმენტების სისტემატიზაციას. ბარათის ფაილი შეიძლება გამოყენებულ იქნას არა მხოლოდ წარმოებაში. მაგალითად, ეს სასარგებლო იქნება მარკების ან მონეტების, ან ფლორისტის შემგროვებელი ადამიანისთვის. ზოგადად, სადაც არ უნდა დაგჭირდეთ, სწრაფად იპოვნეთ სწორი ობიექტის დიდ მასივს შორის.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
ფაილში მოცემული ინფორმაცია უნდა იყოს ადვილად მისაწვდომი, მონაცემთა შენახვის ზომის მიუხედავად. ამიტომ, მთლიანი მოცულობა ბლოკებად დაყავით, მაგალითად, ანბანის მიხედვით ან თარიღის მიხედვით. ეს დაგეხმარებათ მოკლე დროში იპოვოთ თქვენთვის საჭირო ინფორმაცია (ბარათი).
ნაბიჯი 2
ფაილი ყველა ჩანაწერი უნდა იყოს სისუფთავე. მაგალითად, თუ სახელები ხელით არის დაწერილი, ისინი გასაგები უნდა იყოს, ბლოკირების გარეშე, რადგან ეს გაართულებს თქვენთვის საჭირო ინფორმაციის მოძიებას.
ნაბიჯი 3
ფაილი უნდა იყოს შენახული დანიშნულ ადგილზე, მაგალითად, თაროსთან. ყუთები უნდა ემთხვეოდეს ბარათების ზომას. დარწმუნდით, რომ შეაფასეთ შინაარსი, ასე რომ თქვენ არ მოგიწევთ მუდმივად გადახედოთ ზედმეტ მონაცემებს. მონაცემების შევსების შემდეგ, ინფორმაცია შეიტანეთ ინვენტარში.
ნაბიჯი 4
ბარათის ინდექსის ელემენტებში (ბარათები, ფაილები და ა.შ.) საძიებო ნიშნები მკაცრად უნდა იყოს სისტემატიზებული. მაგალითად, თუ ეს ყვავილების ბარათის ინდექსია, ძიების ნიშნები ("გასაღებები") ყველა ელემენტში ანალოგიურად უნდა იყოს ნაჩვენები. ამისათვის შექმენით ძებნის ელემენტის "ჩონჩხი".
ნაბიჯი 5
ვთქვათ, რომ გსურთ შეადგინოთ თქვენი ყვავილების ბარათის ინდექსი. მათ ყველას განსხვავებული მახასიათებელი აქვს, მაგრამ ისინი მთელი რიგი იდენტური ელემენტებისგან შედგება: inflorescence, ღერო, ფოთოლი, ფესვი და ა.შ. შესაბამისად, ყველა ეს ელემენტი უნდა შეიცავდეს "ჩონჩხს". მაგალითად, სახელი არის "მზესუმზირა", ყვავილობის ფორმაა "მრგვალი", ფერია "ყვითელი" და ა.შ.
ნაბიჯი 6
მონაცემთა ნებისმიერ შეგროვებას უნდა ახლდეს "ძიების კრიტერიუმების სია". არქივში, რომელიც ჩვეულებრივი ბარათებისგან შედგება, ეს შეიძლება იყოს ტექსტური დოკუმენტი; ვირტუალური არქივის ფორმისთვის - ჩამოსაშლელი სია, საიდანაც მომხმარებელი შეარჩევს მისთვის საჭირო ნიშანს. თუ შეინახეთ ელექტრონული შევსების კაბინეტი, დარწმუნდით, რომ შექმენით მოსახსნელი დისკი, რადგან მყარი დისკი შეიძლება ნებისმიერ დროს დაიწვას.
