ნებისმიერი საწარმოს ან ორგანიზაციის საქმიანობა, საკუთრების ფორმის მიუხედავად, შეუძლებელია დოკუმენტის მართვის გარეშე, რაც, ფაქტობრივად, ამ საქმიანობის დადასტურებაა. დოკუმენტების მიმოქცევის გაერთიანება ჯერ კიდევ გასული საუკუნის 79-იან წლებში მოხდა, მაგრამ მაშინ შექმნილი სტანდარტები, მცირედი ცვლილებებით და დამატებებით, დღესაც მოქმედებს.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დოკუმენტის მართვის ერთიანი სისტემა, რომელიც საჭიროა ორგანიზაციის საქმიანობის მხარდასაჭერად, მოიცავს სამი სახის დოკუმენტს:
- ორგანიზაციული;
- ადმინისტრაციული;
- ინფორმაცია და მითითება.
ამ უკანასკნელი ტიპის დოკუმენტები დამხმარეა პირველ ორთან მიმართებაში და მათგან განსხვავებით, სავალდებულო არ არის შესრულებისათვის. ისინი შეიცავს რაიმე სპეციალურ მომსახურებას, რაც აუცილებელია როგორც მენეჯერული გადაწყვეტილებების მისაღებად, ასევე მათი სწორი გაგებისა და განხორციელებისათვის.
ნაბიჯი 2
საცნობარო დოკუმენტები მოიცავს: ბიზნეს ბიულეტენებს; დეპეშა და სატელეფონო შეტყობინებები; მომსახურება, ანგარიში და ახსნა-განმარტებები; რეზიუმეები, მიმოხილვები და ინფორმაციის ანგარიშები, აქტები. ამ დოკუმენტების შინაარსი მხოლოდ მხედველობაში მიიღება ან მოქმედება იწვევს ამ ინფორმაციის საფუძველზე. ეს სამუშაო პროცესის მნიშვნელოვანი ნაწილია, რომლის გარეშე შეუძლებელია წარმოების პროცესის ორგანიზება.
ნაბიჯი 3
თუ ჩვენ ვსაუბრობთ ინფორმაციის გარკვეულ ტიპებსა და საცნობარო დოკუმენტებზე, მათი დიდი ნაწილი, როგორც წესი, წარმოადგენს ინფორმაციულ წერილებს, რომლებშიც ავტორები რესპონდენტის ყურადღებას აქცევენ ზოგიერთ ფაქტს, ინფორმაციას საქონლის, მომავალი მოვლენების ან საქმიანობის შესახებ. ისინი შეიძლება იყოს როგორც პროაქტიული, ასევე, რომლებიც დაწერილია ანგარიშის სახით, მენეჯმენტის უმაღლესი დონის მქონე მშობელი ორგანიზაციების მიერ დაკისრებული ამოცანების შესრულების შესახებ. თვითმოტივირებული გაყიდვების წერილებში ასევე მითითებულია ინფორმაცია და საცნობარო დოკუმენტები.
ნაბიჯი 4
შემაჯამებელი, მიმოხილვითი ან საინფორმაციო ჩანაწერი - დოკუმენტები, რომლებიც შეიცავს იმავე ტიპის ფაქტების, ნივთების ან მოვლენების აღწერას, რომელშიც შეიძლება იყოს მოკლე რეზიუმე, მაგრამ ეს მოთხოვნა არ არის სავალდებულო ჩვეულებრივი სერთიფიკატები შეიძლება მომზადდეს დაინტერესებული მხარეების ან ინდივიდუალური პირების მოთხოვნით და გახდეს ნებისმიერი ფაქტის დამადასტურებელი დოკუმენტი. ეს არის, მაგალითად, ხელფასის სერთიფიკატები, ოჯახის შემადგენლობა, სამუშაო ადგილი ან სწავლა და ა.შ.
ნაბიჯი 5
სამსახურის შენიშვნები ჩვეულებრივ გამოიყენება როგორც ინფორმაციის გაცვლა დეპარტამენტებს შორის, რომლებიც უშუალოდ არ არის დამოკიდებული წარმოებაზე. ანგარიშები ეწერება უშუალო ხელმძღვანელს, რათა ინფორმირებულ იქნეს იმ ფაქტების შესახებ, რაც მან უნდა იცოდეს მორიგეობის შესახებ. განმარტებით განცხადებებს იყენებენ შრომითი დისციპლინის დარღვევის შემთხვევებში, ისინი იწერება თავად დამრღვევების მიერ მათი მოქმედების ახსნის მიზნით. კონკრეტული ფაქტის დამადასტურებელი აქტები შედგენილია კოლექტიურად და ხელს აწერს შემოწმების ან მოქმედების მინიმუმ 3 მონაწილე.
