უარის წერილი ბიზნესის კორესპონდენციის ძალიან კონკრეტული ნაწილია. იგი უნდა შეიცავდეს უარყოფით პასუხს კლიენტის მოთხოვნაზე ან პარტნიორის წინადადებაზე. ამავე დროს, მნიშვნელოვანია კარგი ურთიერთობების შენარჩუნება წერილის მიმღებთან. იმისათვის, რომ ერთმნიშვნელოვნად გამოხატოთ თქვენი პოზიცია, მაგრამ არ აწყენინოთ ადრესატი და დატოვოთ ხელსაყრელი შთაბეჭდილება საკუთარ თავზე, დაიცავით უარის დაწერის ძირითადი წესები.
აუცილებელია
- - ორგანიზაციის ოფიციალური ბლანკი;
- - კომპიუტერი;
- - პრინტერი.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
შეადგინეთ თქვენი წერილი. ნუ უგულებელყოფთ დოკუმენტის მომზადების ამ ეტაპს. ეს საშუალებას მოგცემთ მოაწესრიგოთ თქვენი აზრები და აირჩიოთ ყველაზე სწორი ფრაზები.
ნაბიჯი 2
დაიწყეთ ტექსტი მიმღებისადმი ტრადიციული მისამართით: "ძვირფასო ივან ივანოვიჩ!" ან "ძვირფასო ბატონო ივანოვ!" არ გამოიყენოთ სხვა ფორმულირებები, რადგან წერილობითი უარი ოფიციალურია.
ნაბიჯი 3
ზედა მარცხენა კუთხეში მიუთითეთ წერილის ადრესატი: კომპანიის სახელი, თანამდებობა, გვარი, დასაქმებულის ინიციალები ან კერძო პირის გვარი და ინიციალები. თქვენი კომპანიის შესახებ ინფორმაცია წარმოდგენილი იქნება ზედა მარჯვენა კუთხეში განთავსებულ ოფიციალურ ბლანკზე.
ნაბიჯი 4
დაწერეთ დოკუმენტის ძირითადი ნაწილი. პირველ რიგში, გაიმეორეთ მიღებული თხოვნა ან წინადადება. რა თქმა უნდა, თქვენ არ გჭირდებათ შემოსული დოკუმენტის ტექსტის მთლიანად გადაწერა. საკმარისია ორი სიტყვით შევაჯამოთ მისი არსი, ბიზნესის გამოსვლის ტრადიციული მონაცვლეობით:”ბრძანების ასლის მოთხოვნის შესაბამისად …” ან”შეღავათი სესხის ვადის გახანგრძლივების თქვენი თხოვნის საპასუხოდ, ვაცნობებთ …”.
ნაბიჯი 5
შემდეგ ჩამოთვალეთ უარის მიზეზები. უარყოფითი პასუხის განმარტება უნდა იყოს მოკლე, ლოგიკური, არსით მკაცრი, მაგრამ არა მკაცრი ფორმით. ნუ დამახინჯებთ სიტუაციას, ნუ წარმოადგენთ არარსებულ ფაქტებს და წარმოუდგენელ არგუმენტებს. შეძლებისდაგვარად, შეაფასეთ თქვენი სიტყვები კანონებისა და წესების მითითებით. მაგრამ უკიდურესობაში ნუ გადახვალთ. წერილის გადატვირთვა ხანგრძლივი ახსნა-განმარტებებით და სიტყვიერი ბოდიშებით, თქვენ რისკავთ ადრესატის კიდევ უფრო გაბრაზებას.
ნაბიჯი 6
წერილის ბოლო ნაწილი დაიწყეთ სტანდარტული ფორმულირებით, რომელიც საშუალებას მოგცემთ იყოთ თავაზიანი, მაგრამ გადაწყვეტილების მიუღებელი:”ზემოაღნიშნული ფაქტების გათვალისწინებით, სამწუხაროდ, ჩვენ უარს ვიტყვით თქვენს კომპანიასთან თანამშრომლობაზე” ან”სინანულით მოგახსენეთ რომ შეუძლებელია საკრედიტო ხაზის შემდგომი გახანგრძლივება. …
ნაბიჯი 7
შეეცადეთ შეუმსუბუქოთ უარყოფა. ამ მიზნით, აცნობეთ ადრესატს თანამშრომლობის სხვა ვარიანტების, თქვენი კომპანიის ახალი სერვისების შესახებ, რომელთა გამოყენება შეღავათიანი პირობებით შეუძლია, გარკვეული დროის შემდეგ მისი მოთხოვნის ხელახლა განხილვის შესაძლებლობის შესახებ და ა.შ. ყველა ინფორმაცია უნდა იყოს აბსოლუტურად სწორი და განახლებული.
ნაბიჯი 8
წაიკითხეთ წერილის პროექტი. შეასწორეთ შეცდომები, გააკეთეთ საჭირო დამატებები და შესწორებები. უარი დაბეჭდეთ ორგანიზაციის ოფიციალურ ბლანკზე, მოაწერეთ ხელი მენეჯერთან და გაუგზავნეთ ადრესატს.
