ბუღალტრული აღრიცხვის შენახვა საკმაოდ შრომატევადი ამოცანაა. საქაღალდეები, რომელთაც აქვთ ინვოისები ზოგიერთი სახის კონტრაქტისთვის, ორგანიზაციაში უნდა ინახებოდეს ათი წლამდე, ამიტომ საჭიროა მათი შევსება ისე, რომ ნებისმიერ დროს იპოვოთ საჭირო დოკუმენტი.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
ინვოისის ჟურნალის შენარჩუნება. შეიყვანეთ ყველა იმ დოკუმენტის ნომერი, რომლის შევსებასაც აპირებთ. ამის გაკეთება უმჯობესია ელექტრონულად, სპეციალურ პროგრამაში ან Excel- ის რეგულარულ ცხრილში. შეიყვანეთ დოკუმენტის ნომერი (ჩვეულებრივ შერეული - რიცხვითი და რიცხვითი) და მისი თარიღი. დროდადრო გადაიტანეთ მონაცემები დისკებზე ისე, რომ კომპიუტერის დაზიანების შემთხვევაში არქივი უცვლელი და უსაფრთხო იყოს.
ნაბიჯი 2
შექმენით მრავალი ინვოისის წიგნი, თუ კომპანიაში ერთზე მეტი იურიდიული პირია. დოკუმენტის შედგენისას დაუყოვნებლივ მიეცით შესაბამისი ნომერი. გამოიყენეთ კონვენციები. მაგალითად, სს "ზოლოტაიას ანტილოპასთვის" გაცემული ინვოისები მონიშნეთ 123-ZA, ხოლო სს "პადიშაჰისთვის" 123-P. დარწმუნდით, რომ მიუთითეთ ხელშეკრულების ან ხელშეკრულების ნომერი, რომელზეც შედგენილია ეს ინვოისი.
ნაბიჯი 3
აიღეთ ინვოისი, რომ შეიტანოთ. Punch ორი ხვრელები ხვრელი punch. ჩასვით დოკუმენტი საქაღალდეში. გამოიყენეთ მძიმე ბაინდერები, რომ არ მოხდეს თქვენი ფასიანი ქაღალდების დანაოჭება. ნუ ძალიან მჭიდროდ ჩაყრით მათ.
ნაბიჯი 4
შენახვის მეორე მეთოდი არის ფაილების საქაღალდეებში. აიღეთ გამჭვირვალე საფარი და ჩადეთ მას ინვოისი. განათავსეთ ფაილი შემკვრელში და დაიცავით სპეციალური დამჭერები.
ნაბიჯი 5
თითოეული საქაღალდის ეტიკეტირება. გაითვალისწინეთ, რომელი იურიდიული პირის ინვოისები ინახება იქ. ჩამოწერეთ ის პერიოდი, რომლის დროსაც შეგროვდა დოკუმენტები.
ნაბიჯი 6
გთხოვთ, გააგზავნოთ სამ წელზე უფროსი ინვოისები საწყობში. მოაყარეთ საქაღალდეები მუყაოს ყუთებში, რომლებიც ადვილად სუნთქავენ. კედლებზე მიუთითეთ ბაინდერების რაოდენობა და რომელ იურიდიულ პირს ეკუთვნიან ისინი. პროგრამაში, რომელშიც დარეგისტრირებთ დოკუმენტებს, აღნიშნეთ რომელი მათგანი გაიგზავნა საწყობში. საჭიროების შემთხვევაში, ყოველთვის იქნება შესაძლებელი არქივის აღება და საჭირო საბუთების მოძიება.
