ელექტრონული დოკუმენტის მართვის მზარდი გავრცელების მიუხედავად, საწარმოებს შორის ელექტრონული ფოსტით კომუნიკაცია, საქმიანი მიმოწერა არ კარგავს აქტუალობას. საქმიანი წერილების 80% -ზე მეტი იბეჭდება ქაღალდზე და იგზავნება ფოსტით ან უწყებათაშორისი ექსპედიციის მიერ. როგორ დავწეროთ წერილი სწორად, რომ იგი მიაღწიოს თავის მიზანს და ადრესატმა არ გაგზავნოს ნაგვის ურნაში?
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
როდესაც დაიწყებთ საქმიანი წერილის წერას, აიღეთ ბიზნეს ბლანკი. როგორც წესი, მისი ფორმატი განისაზღვრება საოფისე სამუშაოების ინსტრუქციებში, დაბეჭდილი A4 ქაღალდზე. თუ ბეჭდვა შესრულდება მზა ბლანკზე, იზრუნეთ საკმარისად ჩაღრმავებაზე თავზე (კომპანიის დეტალების მოსაწყობად). დატოვეთ ზღვარი მარცხნივ - 30 მმ, მარჯვნივ და ქვედა - 20 მმ (პატარა, მაგრამ არანაკლებ 15 მმ).
ნაბიჯი 2
ფორმის არჩევისას გადაწყვიტეთ დეტალების ადგილმდებარეობა (კუთხოვანი ან გრძივი). თუ თქვენი წერილი დაკავშირებულია წარმოებასთან და ფინანსურ საქმიანობასთან, შეიცავს ინფორმაციას, თანამშრომლობის შეთავაზებას კერძო პირისთვის - უმჯობესია გამოიყენოთ დეტალების კუთხოვანი განლაგება (ფურცლის ზედა მარცხენა კუთხეში).
ადრესატის მონაცემები იბეჭდება წერილის ზედა მარცხენა ნაწილში. იურიდიული პირისთვის ეს არის ორგანიზაციის სახელწოდება (ნომინალურ შემთხვევაში), იმ პირის თანამდებობა, ვისთვისაც განკუთვნილია წერილი (დატანის შემთხვევაში). მაგალითად, სს "PavlovskGranit", გაყიდვების დეპარტამენტის უფროსი Ivanov I. I.
თუ წერილი ეგზავნება ხელმძღვანელს, საწარმოს სახელი შეიძლება გამოტოვდეს, რადგან იგი შედის თანამდებობის სათაურში (მაგალითად, "სს პავლოვსკის გრანიტის დირექტორი" სიდოროვი EE).
ნაბიჯი 3
მილოცვის წერილი, მოწვევის წერილი უკეთესად გამოიყურება ბლანკზე, დეტალების გრძივი განლაგებით. ასეთი წერილის სათაურში დეტალების მინიმალური რაოდენობაა გერბი ან ემბლემა, საწარმოს სახელი, შემოკლებული სახელი (მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ იგი მოცემულია წესდებაში ან სხვა მმართველ დოკუმენტში), თარიღი და ნომერი. ორგანიზაციის მისამართი, ტელეფონის ნომრები, ელექტრონული ფოსტის მისამართი განთავსებულია ქვედა კოლონტიტულში. სასურველია ასეთი წერილის შინაარსი განათავსოთ ერთ ფურცელზე.
ნაბიჯი 4
ახლა დაიწყეთ წერილის წერა თავად. დოკუმენტის (წერილი) სახელწოდება დაბეჭდვას არ საჭიროებს. შეარჩიეთ თქვენთვის სასურველი შრიფტი, თუ იგი არ არის მითითებული საოფისე მუშაობის ინსტრუქციაში. ყველაზე ხშირად გამოყენებული შრიფტია Times New Roman, ზომა 12-14.
ნაბიჯი 5
თუ ის განკუთვნილია კონკრეტული ადამიანისთვის, დაუკავშირდით მას პირდაპირ ("ძვირფასო ნიკოლაი ივანოვიჩ!") და მხოლოდ "შენ". თუ არა, პირდაპირ გადადით ტექსტზე. იმ შემთხვევაში, თუ ასო მოკლეა, შეცვალეთ წრფის მანძილი 1, 5-ით.
შინაარსი უნდა იყოს მკაფიო და ნათლად გამოხატავდეს იმას, რაც გსურთ ადრესატისგან.
ნაბიჯი 6
დასასრულს, მიუთითეთ ხელმძღვანელის პოზიცია, რომელმაც ხელი მოაწერა წერილს, სრულ სახელს (დააყენეთ ინიციალები გვარის წინ, მაგალითად, V. I. Petrov). ქვემოთ მოცემულია თქვენი კოორდინატები, როგორც შემსრულებელი - გვარი, სახელი, სახელი, სახელი, ტელეფონის ნომერი.
