დოკუმენტების ინვენტარიზაცია წარმოადგენს საცნობარო წიგნს, რომელიც ავლენს დოკუმენტების შემადგენლობასა და შინაარსს, აწარმოებს სისტემატიზაციას და ითვალისწინებს მათ დოკუმენტების მთლიან ნაკრებში. ინვენტარის შედგენა მნიშვნელოვანი ეტაპია დოკუმენტების დამუშავებისა და შეკვეთის პროცესში, რომლის მიზანი არა მხოლოდ დოკუმენტების უსაფრთხოება, არამედ მათი მკაფიო შესრულებაა.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დოკუმენტაციის ჩამონათვალის რეგისტრაცია ორგანიზაციის ბლანკზე (ასეთის არსებობის შემთხვევაში). ეს არ არის საჭირო, მაგრამ სასურველი მოთხოვნაა ასეთი დოკუმენტებისათვის. ნებისმიერ შემთხვევაში, მითითებული უნდა იყოს ორგანიზაციის სახელი.
ნაბიჯი 2
ჩამოწერეთ სათაური, რომელიც უნდა შეიცავდეს ინფორმაციას, რომელიც განსაზღვრავს ინვენტარში შეტანილი დოკუმენტების საკუთრებას. მაგალითად,”სისხლის სამართლის საქმეში დოკუმენტების ინვენტარიზაცია”,”საატესტაციო საქმეში არსებული საბუთების ინვენტარიზაცია”,”დანიის ვიზის საბუთების ინვენტარიზაცია” და ა.შ. თუ ორგანიზაცია რეგულარულად ადგენს მარაგს, ჩამოწერეთ ინვენტარის სერიული ნომერი.
ნაბიჯი 3
შექმენით ცხრილი, რომელიც შედგება შემდეგი განყოფილებებისგან: "p / p", "დოკუმენტის სახელი", "ფურცლების რაოდენობა დოკუმენტში". გთხოვთ, შეავსოთ ყველა ჩამოთვლილი ველი. როგორც საჭიროა, ცხრილში დაამატეთ საძიებო სვეტები. მაგალითად, გვერდები _– _, გვერდების ნომრები, მნიშვნელობა, შენიშვნა და ა.შ.
ნაბიჯი 4
ცხრილის ქვეშ დაწერეთ რამდენი ფურცელი, დოკუმენტი ან ასლი შეიტანეთ ინვენტარში. დაწერეთ რიცხვებით და სიტყვებით: 3 (სამი), 25 (ოცდახუთი).
ნაბიჯი 5
დაასრულეთ ინვენტარის შედგენა ორგანიზაციის ხელმძღვანელების ხელმოწერებით, ამა თუ იმ ფორმით პასუხისმგებელი ამ ინვენტარის შესრულებაზე (პერსონალის განყოფილების ინსპექტორი, წარმოების უფროსი და ა.შ.). ჩამოწერეთ მენეჯერის პოზიციის სრული სახელი და მისი გვარის, სახელითა და პატრონაჟის ჩანაწერი. საჭიროების შემთხვევაში, დოკუმენტში შეიტანეთ თქვენი სრული სახელი. და იმ პირის ხელმოწერა, რომელმაც გადასცა და მიიღო დოკუმენტები.
ნაბიჯი 6
ასევე მიუთითეთ დოკუმენტის თარიღი. ის შეიძლება განთავსდეს ინვენტარის ბოლოს და დასაწყისში, როგორც დოკუმენტის მარცხნივ, ასევე მარჯვნივ. ორგანიზაციის ბეჭედი არ ადევს ინვენტარს.
ნაბიჯი 7
დოკუმენტების სია შედგენილია ორ ეგზემპლარად: ერთი რჩება ორგანიზაციაში, მეორე წარმოდგენილია მოთხოვნის ადგილზე.
