ნებისმიერი ორგანიზაციის საქმიანობა მოიცავს დოკუმენტებთან მუშაობას. ზოგი მათგანი დროთა განმავლობაში კარგავს შესაბამისობას და არ გამოიყენება სამუშაოებში. ზედმეტი ქაღალდების მოსაშორებლად, ისინი, როგორც წესი, განადგურებულია. დოკუმენტების განადგურება უნდა განხორციელდეს საოფისე მუშაობაში დადგენილი წესების მკაცრად დაცვით.
აუცილებელია
- - განადგურების აქტი;
- - ტექნიკური საშუალებები დოკუმენტების განადგურებისათვის.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
გაეცანით დოკუმენტების განადგურების პროცედურას. ეს ეხება როგორც ქაღალდის დოკუმენტებს, ასევე ელექტრონულ ფორმატში დამზადებულ დოკუმენტებს. ჩვეულებრივ, განადგურებულია დოკუმენტები, რომლებმაც დაკარგეს პრაქტიკული ღირებულება და შენახვის ვადა აქვთ. ეს, პირველ რიგში, ეხება პერსონალს და სააღრიცხვო დოკუმენტებს.
ნაბიჯი 2
ჩაატარეთ დოკუმენტების ღირებულების გამოკვლევა. ამის შედეგი უნდა იყოს აქტი იმ განაწილების და განადგურების შესახებ, რომელიც აღარ ექვემდებარება შენახვას. დოკუმენტების შენარჩუნების პერიოდი განისაზღვრება თქვენი ორგანიზაციის ფაილების ამჟამინდელი ნომენკლატურით. ზოგიერთ შემთხვევაში, ტერმინები მითითებულია ფედერალური კანონების, მთავრობის განკარგულებების, უწყებრივი ან დოკუმენტების სტანდარტული სიების შესაბამისად.
ნაბიჯი 3
შეადგინეთ დოკუმენტი განადგურების შესახებ, თითოეული ჯგუფის სათაურების წინ ჩამოაყალიბეთ სტრუქტურული ერთეულის სახელი. მსგავსი საქმეები აქტში შეიტანეთ ერთი ზოგადი სათაურით, საქმეების საერთო რაოდენობის მითითებით. აქტს ხელი უნდა მოაწეროს ორგანიზაციის თანამშრომელმა, რომელიც მონაწილეობდა დოკუმენტების ღირებულების შემოწმებაში. ამის შემდეგ აქტს ამტკიცებს უფროსი.
ნაბიჯი 4
გვერდის ხედით აირჩიეთ განადგურების შემთხვევები. ეს საშუალებას მოგცემთ ხელიდან არ გაუშვათ საჭირო დოკუმენტი, რომელიც შემთხვევით მოხვდა ფაილში. თუ რაიმე მასალა დიდი ხნის განმავლობაში იყო შენახვის ადგილას, მათი შერჩევა შესაძლებელია შერჩევით, რათა დადგინდეს დოკუმენტების შესაბამისობა.
ნაბიჯი 5
შეარჩიეთ აქტში შეტანილი დოკუმენტების განადგურების მეთოდი. ისინი შეიძლება დაიწვას ან ამ მიზნით გამოიყენონ ქაღალდის დამქუცმაცებელი საშუალება. ზოგჯერ განადგურებული მასალები გადაეცემა სპეციალიზირებულ საწარმოს განკარგვისთვის, პროცედურის შედგენისას მიიღება მიღების სერტიფიკატი და შესაბამისი ინვოისი. ეს უკანასკნელი მეთოდი ყველაზე ხშირად გამოიყენება, როდესაც დოკუმენტაციის მოცულობა მნიშვნელოვანია. კონფიდენციალურობის უზრუნველსაყოფად, საქმეების გადაცემა და მათი განადგურება, როგორც წესი, ხორციელდება ორგანიზაციის თანამშრომლის მეთვალყურეობის ქვეშ.
