არქივში შენახული ვადაგასული დოკუმენტები განადგურებას განიცდის, რაც რამდენიმე ეტაპად ხორციელდება. პირველ რიგში, ხდება დოკუმენტების შერჩევა, იქმნება კომისია, დგება აქტი და ხდება პირდაპირი განადგურება დამქუცმაცებლებზე.
აუცილებელია
- - განადგურების აქტი;
- - განადგურების აქტი;
- - დამქუცმაცება (ქაღალდის დამქუცმაცების მანქანა).
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
ყველა საარქივო დოკუმენტი ექვემდებარება ყოველწლიურ გადასინჯვას განადგურების შესარჩევად. ეს საშუალებას იძლევა დროულად გათავისუფლდეს ადგილი საარქივო შენახვისთვის საწარმოებისგან მიღებული ახალი დოკუმენტებისათვის.
ნაბიჯი 2
განადგურების მიზნით შეარჩიეთ დოკუმენტები. საარქივო დოკუმენტების ძირითადი ნაწილი 75 წლის განმავლობაში ინახებოდა. დოკუმენტების შერჩევას ახორციელებს არქივის თანამშრომლები.
ნაბიჯი 3
მას შემდეგ რაც გააკეთებთ დოკუმენტების შერჩევას, შეადგინეთ განადგურების აქტი. აქტი არის განადგურებული დოკუმენტების სრული ინვენტარი. აუცილებელია მიეთითოს თითოეული დოკუმენტის სერიული ნომერი, აღწერა. თითოეული დოკუმენტის წინ მიუთითეთ სტატიის ან მარეგულირებელი დოკუმენტის ნომერი, რომლის საფუძველზეც ხდება ჩამოწერა. იხელმძღვანელეთ ტიპიური დოკუმენტების ჩამონათვლით.
ნაბიჯი 4
გაითვალისწინეთ, რომ ამ ჩამონათვალში შეიძლება არ იყოს ჩამოწერილი ყველა დოკუმენტის სახელი, ამიტომ არქივისტმა დამოუკიდებლად უნდა გადაწყვიტოს რომელ სტატიას ან სტანდარტულ დებულებას ეკუთვნის კონკრეტული დოკუმენტი.
ნაბიჯი 5
განადგურების აქტი შედგენილი უნდა იყოს 2002 წლის დანართი No4 "არქივების მუშაობის ძირითადი წესების შესახებ". შევსებულ დოკუმენტს ხელი უნდა მოაწეროს შექმნილი კომისიის ყველა წევრმა და არქივის ადმინისტრაციის უფლებამოსილმა წარმომადგენელმა.
ნაბიჯი 6
შესრულებულ აქტს დაურთეთ სხვა აქტი, რომელშიც მითითებულია განადგურებული დოკუმენტების საერთო რაოდენობა, აგრეთვე მათი საერთო წონა. არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ პირველი მოქმედება მეორის გარეშე ითვლება ძალადაკარგულად. თუ შემოწმების დროს ასეთი დარღვევა დაფიქსირდა, ადმინისტრაციული ჯარიმა შეიძლება დაეკისროს თქვენი არქივის პასუხისმგებელ წარმომადგენელს.
ნაბიჯი 7
პირდაპირი განადგურება შეგიძლიათ მიანდოთ სპეციალიზებულ ორგანიზაციას, რომელიც უზრუნველყოფს ამ ტიპის მასობრივ მომსახურებას და აქვს ინდუსტრიული დამქუცმაცებლები, ან განადგურების განხორციელება შეგიძლიათ თავად, თუ თქვენს ორგანიზაციას აქვს საკუთარი დამქუცმაცებელი საშუალება.
