სატელეფონოგრამა ნიშნავს ზეპირად ტელეფონით გადაცემული დოკუმენტების განზოგადებულ სახელს. იგი გამოიყენება სამსახურის ინფორმაციის გადასაცემად, როგორც წესი, საგანგებო შემთხვევებში, როდესაც ადრესატს რაიმე სასწრაფოდ უნდა ეცნობოს, გაგზავნოს შეტყობინება, მიპატიჟოს.
აუცილებელია
საკანცელარიო ნივთები, მიმღების ტელეფონის ნომრები, გამავალი ფოსტის ჟურნალი, სატელეფონო კომუნიკაცია
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
მოამზადეთ სატელეფონო შეტყობინების ტექსტი. მოკლედ თქვით წერილის არსი, ტექსტის რეკომენდებული სიგრძეა არაუმეტეს 50 სიტყვისა. თუ სატელეფონო გაგზავნა შეიცავს მოვლენის მითითებას, რომელიც უნდა მოხდეს მომავალში: შეხვედრა, შეხვედრა, აქტის შედგენა და ა.შ., დარწმუნდით, რომ მიუთითეთ ღონისძიების კონკრეტული ადგილი და დრო.
ტექსტი უნდა იყოს ჩამოყალიბებული ისე, რომ გამოირიცხოს ორმაგი ინტერპრეტაციის შესაძლებლობა.
ნაბიჯი 2
შეადგინეთ სატელეფონო შეტყობინება ქაღალდზე ხელმძღვანელისგან წერილის შედგენის წესების შესაბამისად. ამრიგად, ტექსტთან დაკავშირებულ დოკუმენტს უნდა მიენიჭოს რეკვიზიტები: უნიკალური ნომერი და შედგენის თარიღი. სატელეფონო შეტყობინებას ხელს აწერს ის პირი, რომლის სახელითაც მას გადაეცემა.
ნაბიჯი 3
განსაზღვრეთ სატელეფონო შეტყობინების მიმღები. თუ რამდენიმე მიმღები არსებობს, წერილის ტექსტის გარდა შეადგინეთ მიმღებთა სია. ასეთი სია შედგენილია ცალკეულ ფურცელზე, იგი შეიცავს იმ ორგანიზაციების სახელებს, რომლებშიც უნდა გაიგზავნოს სატელეფონო შეტყობინება და შესაბამისი ტელეფონის ნომრები.
ნაბიჯი 4
დარეგისტრირეთ სატელეფონო შეტყობინება გამავალი მიმოწერის ჟურნალში. თუ სატელეფონო შეტყობინება იშვიათი მოვლენაა თქვენს სამუშაო პროცესში, რეგისტრაციისთვის გამოიყენეთ ზოგადი ჟურნალი. იმ შემთხვევაში, თუ რეგულარულად მიმართავთ ინფორმაციის გადაცემის ამ მეთოდს, დაიწყეთ ცალკე ჟურნალი სატელეფონო შეტყობინებებისთვის, ასე რომ თქვენთვის უფრო მოსახერხებელი იქნება ნავიგაცია.
ნაბიჯი 5
დარეკეთ ადრესატთან და მოითხოვეთ სატელეფონო შეტყობინების მიღება. გაეცანით და ჩაწერეთ სატელეფონო შეტყობინების მიმღები პირის პოზიცია, გვარი, სახელი, პატრონიმიკა.
ნაბიჯი 6
უთხარით აბონენტს:
- თანამდებობა, გვარი, სახელი, პატრონიმიკა იმ პირის, რომლის სახელითაც იგზავნება სატელეფონო შეტყობინება;
- თქვენი თანამდებობა, გვარი, სახელი, პატრონემიკა და ტელეფონის ნომერი.
უკარნახეთ სატელეფონო შეტყობინების ტექსტი. ტექსტის გადაცემის შემდეგ სთხოვეთ აბონენტს, გადაიკითხოს სატელეფონო შეტყობინება, რომ შეამოწმოს მისი ჩაწერის სისწორე.
ნაბიჯი 7
აბონენტისგან შეიტყვეთ სატელეფონო შეტყობინების შემოსული სარეგისტრაციო ნომერი, ჩამოწერეთ იგი.
