სასწრაფოდ მონიშნულია ფაქსი - უფრო სწრაფად მიეცით უფროსს, უნდა დაიშალა ელ.ფოსტა, რომელიც ყუთს ავსებს, წერილების გროვა და ფოსტალიონის მიერ ჩამოტანილი რამდენიმე ამანათი უნდა იყოს სასწრაფოდ "მიმოფანტული" განყოფილებებში და თანამშრომელი დაწერა შვებულების განცხადება. აქ თქვენ გაქვთ როგორც რეკლამა, ასევე მნიშვნელოვანი საბუღალტრო დოკუმენტები. მდივნის მუშაობა რთულია! ღირს ერთი”ფურცლის” დაკარგვა, რადგან აღმოჩნდა, რომ ორგანიზაციის ბედი და თქვენი კარიერა ამაზეა დამოკიდებული. იმისათვის, რომ ყოველთვის შეძლოთ იპოვოთ ესა თუ ის დოკუმენტი, უნდა გქონდეთ კორესპონდენციის სწორად დარეგისტრირება.
აუცილებელია
- შემომავალი მიმოწერის რეესტრი,
- გამავალი ფოსტის ჟურნალი,
- ნოუთბუქები, რომელთა მოცულობაა 96 ფურცელი,
- ორგანიზაციის ფორმები,
- საქაღალდეები.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
თქვენ უნდა დარეგისტრირდეთ ყველა შემომავალი და გამავალი კორესპონდენცია, უფრო მეტიც, მიღების ან გაგზავნის დღეს. ყველა სახის კორესპონდენცია ექვემდებარება რეგისტრაციას: საფოსტო გზავნილები, ელ.ფოსტები, ფაქსები, რომლებიც პირადად გადაეცემა შეტყობინების ხელში. მნიშვნელოვანი ელ.ფოსტა (შემომავალი და გამავალი) უნდა დაბეჭდილი იყოს და შესული იყოს ისევე, როგორც სხვა სახის მიმოწერა. გარდა ამისა, აუცილებელია შიდა კორესპონდენციის დარეგისტრირება: მემორანდუმები, მომსახურების მემორანდუმები, განმარტებითი ბარათები, განცხადებები, საჩივრები.
ნაბიჯი 2
კორესპონდენციის დარეგისტრირების მიზნით შეინახეთ სპეციალური სარეგისტრაციო ჟურნალები. კონკრეტული ტიპის კორესპონდენციის მოცულობიდან გამომდინარე, შეგიძლიათ შექმნათ შემოსული და გამავალი კორესპონდენციის ზოგადი ჟურნალები, ან დამატებით დაანგრიოთ ისინი ტიპების მიხედვით. მაგალითად, გააკეთეთ ჟურნალი შემოსული და გამავალი ელ.ფოსტის ჩასაწერად. მიმოწერის მოცულობის მიუხედავად, მოსახერხებელია ცალკე ჟურნალის შექმნა შემოსული და გამავალი ფაქსების რეგისტრაციისთვის.
ნაბიჯი 3
თუ არ გაქვთ სტამბაში დაბეჭდილი კორესპონდენციის რეგისტრაციის სპეციალური ჟურნალი, აიღეთ ჩვეულებრივი რვეული და გაავრცელეთ. შემომავალი ასოების ჟურნალში მიუთითეთ წერილის ნომერი, მიღების თარიღი, აგრეთვე კორესპონდენციის ტიპი, თუ თქვენ გაქვთ საერთო ჟურნალი ყველა სახის შეტყობინებებზე, ელექტრონულიდან ფაქსილამდე. ცალკე სვეტში მოკლედ აღწერეთ წერილის შინაარსი. შემდეგ სვეტში დაწერეთ თავის რეზოლუცია და იმ პირის სახელი, რომელსაც წერილი გადასცეს აღსასრულებლად. პრაქტიკაში, თუ საკითხს კონკრეტული ადამიანი აკონტროლებს, ბევრი წერილი არ აღწევს მენეჯერამდე, მაგრამ დაუყოვნებლივ გადაეცემა შემსრულებელს, ამიტომ ეს სვეტი არ უნდა გააკეთოთ დიდი. სასურველია დატოვოთ ხელმოწერის ადგილი შემსრულებლის გვარის ქვეშ ან მის გვერდით, მითითებით, რომ მან მიიღო დოკუმენტი. თუ ხელმძღვანელმა დაავალა მდივანს, გააკონტროლოს დოკუმენტის "შესრულება", ცალკე სვეტში წითელ მელნით იდება შენიშვნა კონტროლის შესახებ (ასო "K" ან სიტყვა "კონტროლი"). ამ დოკუმენტთან დაკავშირებული ბრძანების შესრულების დასრულების შემდეგ განათავსეთ აღსრულების ნიშანი, აგრეთვე წერილის „საქმისთვის“გადაცემა (მიუთითეთ საქმის ნომერი და მისი ფორმირების თარიღი).
ნაბიჯი 4
კორესპონდენციის რეგისტრი ასევე საჭიროა ყველა გამავალი შეტყობინებისთვის. გამავალი წერილების ჟურნალში ნაკლები სვეტია, ვიდრე შემოსული კორესპონდენციის ჟურნალში. აგრეთვე შემომავალი წერილების რეესტრში, გამავალი ასოების რეესტრში შეადგინეთ სვეტი წერილის სერიული ნომრით, სვეტი თარიღით, მხოლოდ გაგზავნის გაგზავნით, გაგზავნილი კორესპონდენციის ტიპით (საჭიროების შემთხვევაში), შეტყობინების შეჯამებით, დოკუმენტის (წერილის) შემქმნელის გვარით, აგრეთვე სვეტით, საქმის ნომრით, სადაც შეტანილია შეტყობინების ასლი.
ნაბიჯი 5
სპეციალური გზით უნდა დარეგისტრირდეთ მიმოწერა, რომელსაც ფოსტით გაგზავნით. ფოსტით გაგზავნილი წერილების რეგისტრაცია ხორციელდება ორგანიზაციის ბლანკებზე. ჯობია ერთდროულად გაგზავნოთ არაუმეტეს 7-10 წერილი.ხელით ან კომპიუტერზე, ფორმაზე დაწერეთ გაგზავნის თარიღი, ფოსტით გაგზავნილი თითოეული წერილისთვის, მიუთითეთ ჩანაწერის სერიული ნომერი, ორგანიზაციის სახელი, მისი ადგილმდებარეობა (შეგიძლიათ მიუთითოთ მხოლოდ ქალაქი ან რეგიონი). დატოვეთ ცოტა ადგილი მარჯვნივ. აქ, ფოსტით ჩეკის მიღების შემდეგ, უნდა მიუთითოთ მისგან გაგზავნილი საფოსტო ნომრები (ჩვეულებრივ, 6-8 ციფრი). ორგანიზაციის დასახელების ქვემოთ, თითოეული გადაზიდვისთვის, დაწერეთ გაგზავნილი დოკუმენტების ნომრები და თარიღები, ან სხვა დეტალები, რომელთა საშუალებითაც შესაძლებელია მათი იდენტიფიკაცია. საფოსტო განყოფილებაში ეს სია დამოწმებულია საფოსტო მარკის მიერ. შეგიძლიათ შეიტანოთ იგი ცალკე საქაღალდეში ან იმ საქაღალდეში, სადაც ინახება გამავალი შეტყობინებები.
ნაბიჯი 6
ცალკეული ჟურნალი საჭიროა თითოეული ტიპის შიდა კორესპონდენციის დასაფიქსირებლად. თითოეულ ჟურნალში მიუთითეთ დოკუმენტის ნომერი, მისი თარიღი, შემქმნელის გვარი, რეზიუმე, ხელმძღვანელის რეზოლუცია, შემსრულებლის გვარი, კონტროლის ნიშანი, აგრეთვე საქმის ნომერი.
