გამოცდილმა მდივნებმა იციან, რომ საქმიანი კორესპონდენცია შედგება ორი მესამედი გამოძიებისა და მათზე პასუხებისაგან. წერილობითი შეკითხვის მთავარი მიზანი არის ადრესატისგან ნებისმიერი ინფორმაციის მიღება. წერილის ავტორი ელოდება მაქსიმალურად სრულყოფილი პასუხის მიღებას, რომელიც მას გადაეცემათ კანონით დადგენილ ან მოთხოვნაში მითითებულ ვადებში. წერილობითი კითხვების დამუშავების მკაცრი წესები არ არსებობს. ამასთან, ბიზნეს მიმოწერისთვის არსებობს რამდენიმე ზოგადი მოთხოვნა, რომელიც უნდა შესრულდეს მათი მომზადებისას.
აუცილებელია
- - კომპანიის ფორმა;
- - A4 ქაღალდი;
- - კალამი;
- - კომპიუტერი;
- - პრინტერი.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დაბეჭდეთ კითხვითი წერილი ორგანიზაციის ბლანკზე, თუ თხოვნით მიმართავთ გუნდს და ოფიციალური მიზეზით სხვა ორგანიზაციას ან პიროვნებას. მოქალაქემ, რომელიც თხოვნით მიმართავს ნებისმიერ დაწესებულებას, უნდა დაწეროს იგი წასაკითხად ან დაბეჭდოს A4 ფურცელზე.
ნაბიჯი 2
წერილის ზედა მარჯვენა კუთხეში უნდა მიეთითოს ადრესატის შესახებ ინფორმაცია: მისი თანამდებობის სრული სახელი, გვარი და ინიციალები, ორგანიზაციის საფოსტო მისამართი (საჭიროების შემთხვევაში). გაგზავნის კომპანიის შესახებ ინფორმაცია მოცემულია ფორმის მარცხენა მხარეს. სპეციალური სტრიქონის თანახმად, მდივანმა უნდა ჩამოაყალიბოს გამავალი დოკუმენტის ნომერი და თარიღი. თუ თქვენი სახელით შეიტანეთ განცხადება, ჩამოთვალეთ ქვემოთ მოცემული თქვენი მონაცემები: გვარი, სახელი, პატრონიმი (გარეშე შემოკლებით), სახლის მისამართი, საკონტაქტო ტელეფონი. მაგალითად: "შპს" ადრე დილის "დირექტორს ვ.ვ. პეტროვ სემენოვს ვასილი ვასილიევიჩს, მცხოვრები მისამართზე: ნსკ, პერვაიას ქ., 15, apt. 15, ტელეფონი 00-00-00”.
ნაბიჯი 3
დაწერეთ თქვენი ელ.ფოსტის სათაური. იგი მოკლედ უნდა ასახავდეს წერილობითი მიმართვის არსს, მაგალითად:”გვირილის თესლის მინიმალური ლოტის ზომაზე და საბითუმო ფასზე”. ბლანკზე დადეთ ეს საყრდენი მარცხნივ. ინდივიდუალური პირის სახელით საუბრისას შეგიძლიათ უბრალოდ მიუთითოთ წერილის ფორმატის სტრიქონის შუა ნაწილში აკრეფით ფრაზა "კითხვის წერილი", "წერილობითი თხოვნა" ან "თხოვნის წერილი".
ნაბიჯი 4
გადადით თხოვნის განცხადებაზე. ეს იქნება თქვენი წერილის მთავარი ნაწილი. პირველ 1-2 წინადადებაში განმარტეთ მიზეზი და მიზანი, რისთვისაც გსურთ მიიღოთ ამა თუ იმ ინფორმაციის მიღება. მაგალითად:”მაისში, ბაღის პარტნიორობის წევრი” სადი”გეგმავს გვირილის თესლის დიდი შეძენა. თქვენი კომპანიის სარეკლამო ბროშურის შესწავლის შემდეგ გადავწყვიტეთ გამოგვეყენებინა შემოთავაზებული სერვისები. ამასთან დაკავშირებით, გთხოვთ, გაგზავნოთ შემდეგი ინფორმაცია ქვემოთ მოცემულ მისამართზე."
ნაბიჯი 5
ჩამოაყალიბეთ თითოეული კითხვა. შეეცადეთ იყოთ ზუსტი და ლაკონური. ნუ გააკეთებთ წინადადებებს ძალიან გრძლად, ერთდროულად 2-3 კითხვის ჩათვლით. ბოლოს აუცილებლად დასვით კითხვის ნიშანი - ეს ვიზუალურად გამოკვეთს მთავარ თემას. თუ რამდენიმე კითხვა არსებობს, შეავსეთ ისინი დანომრილი სიით. მაგალითად:”1. რა არის მინიმალური თესლის ზომა? 2. რა არის 1 ტომარა თესლი საბითუმო და საცალო? 3. რამდენი დრო დასჭირდება შეძენილი პარტიის მიწოდებას? რა დოკუმენტები უნდა წარადგინოს თქვენს კომპანიასა და მებაღეობის პარტნიორობას შორის მიწოდების ხელშეკრულების დასადებად?”
ნაბიჯი 6
წერილი დასრულდება მადლობის წერილით. ასევე შეგიძლიათ ტაქტიანად მიუთითოთ პასუხის მიღების სასურველი ვადა, მაგალითად:”წინასწარ გმადლობთ პასუხისთვის. იმედი გვაქვს, რომ ფასების ჩამონათვალს ერთი კვირის განმავლობაში მივიღებთ.” ბოლო სტრიქონზე მოაწერეთ ხელი (ორგანიზაციის სახელით, ხელმოწერილია ხელმძღვანელი) და თარიღი.
